Privacy Notice

Refresh Learning Enterprise. Issued in English and Bahasa Malaysia. Notis Privasi dalam Bahasa Malaysia di bawah.

PRIVACY NOTICE

REFRESH LEARNING

Given under section 7 of the Personal Data Protection Act 2010

Version 1.0

This Notice is issued in English and Bahasa Malaysia. Both versions are given under section 7(3) of the Personal Data Protection Act 2010 and are of equal standing. If there is any inconsistency between them, the Bahasa Malaysia version prevails. Notis ini juga tersedia dalam Bahasa Malaysia di refreshlearning.com.my/privacy.

1. WHO WE ARE

1.1 Refresh Learning Enterprise (Business Registration No. 202603198047 (CA0425093-K)), a partnership registered under the Registration of Businesses Act 1956 ("Refresh Learning", "we", "us") is the data controller of the personal data described in this Notice. We decide why and how your personal data is processed.

1.2 We operate the Refresh Learning platform at refreshlearning.com.my, which provides study and revision material for the Certificate in Legal Practice and other law examinations.

1.3 How to contact us about your personal data.


E‑mail	support@refreshlearning.com.my
Telephone	+60 11-5503 0869

We aim to acknowledge every privacy query promptly and to respond substantively within twenty‑one (21) days, which is the period allowed for a data access request under section 31 of the Act. Where the Act allows us longer, we will tell you before the 21 days expire and explain why.

2. THAT WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA

2.1 In accordance with section 7(1)(a) of the Personal Data Protection Act 2010, we notify you that your personal data is being and will be processed by us and on our behalf in connection with your account and your use of the platform. A description of that personal data is set out in Clause 3.

3. WHAT WE STORE

3.1 We collect and store the following categories of personal data. The "Must you provide it?" column is given under sections 7(1)(g) and 7(1)(h) of the Act.

(a) Information you give us

What	Why we need it	Must you provide it?	If you don't
Full name	To identify your account, address you correctly, and issue receipts	Obligatory	We cannot create your account
E‑mail address	Your login identifier; account, billing and service messages; password resets	Obligatory	We cannot create your account
Password	To secure your account, stored only as a one‑way cryptographic hash, never in readable form	Obligatory	We cannot create your account
Mobile / WhatsApp number	Account security, service notices, and support	Voluntary	Nothing, your account works without it, but we cannot reach you by WhatsApp or SMS about it
Billing name and address	To issue a valid tax invoice or receipt	Obligatory for paid plans	We cannot process your payment
Your examination or study details, e.g. the examination you are sitting, your intake or sitting, your university or institution	To give you the right subject library, the right syllabus version and relevant guidance	Voluntary	You may see material that is not relevant to your sitting
How you heard about us	To understand which of our channels work	Voluntary	Nothing, your account is unaffected
Support correspondence, your e‑mails, chat messages and tickets, and our replies	To answer you and keep a record of what was agreed	Voluntary	We may be unable to assist you

(b) Information created as you use the platform

What	Why we need it	Must you provide it?
Your study activity, modules opened, topics viewed, videos watched and progress, flashcards reviewed and scheduling data, time spent	To run the study features (progress tracking, spaced repetition, resume‑where‑you‑left‑off) and to show you your own dashboard	Generated automatically by use
Your answers, essays, notes, annotations and question attempts, and your scores	To mark, score and give you feedback, and to show your progress over time. If we introduce AI-assisted marking, your work will be processed as described in Clauses 4.2(d), 7.1 and 8	Generated automatically by use
Your posts and comments in any community or discussion feature	To operate that feature	Only if you use it
Purchase and subscription records, what you bought, when, the amount, the payment status, the last 4 digits and card brand or e‑wallet name returned to us by the payment provider, invoice and receipt numbers	To give you access to what you paid for, to answer billing queries, and to comply with the Income Tax Act 1967 and the Service Tax Act 2018	Generated automatically on purchase

(c) Technical information collected automatically

What	Why we need it	Must you provide it?
IP address, approximate location derived from it (country / state level), device type, operating system, browser type and version, device or session identifiers	Security, fraud prevention, and detecting account sharing under Clause 7.1(a) of the End User Licence Agreement. If you take a free trial, we also compare this technical data against our records of past and existing accounts in order to check that you have not already had a trial, as Clause 5.3 of that Agreement requires	Collected automatically as you use the platform; the platform cannot run without it
Log data, dates and times of login, logout, failed login attempts, pages and endpoints accessed, errors	Security, incident investigation, and diagnosing faults	Collected automatically as you use the platform; the platform cannot run without it
Cookies and similar technologies	See Clause 9	Collected automatically as you use the platform; the platform cannot run without it

(d) Consent records

What	Why we need it	Must you provide it?
A record of the version of the End User Licence Agreement and this Privacy Notice you accepted, the date and time, your IP address and which optional consents you gave or withdrew	To prove that valid notice was given and valid consent obtained, as we are required to record under section 44 of the Act	Collected automatically as you use the platform; the platform cannot run without it

3.2 If you are on a free trial. A free trial account is an ordinary account for the purposes of this Notice. We collect and process the same personal data described above, for the same purposes, with three differences:

(a) we do not ask you for billing details, because you are not paying us;
(b) we check that you have not had a trial before. Clause 5.3 of the End User Licence Agreement limits a trial to one per person rather than one per e-mail address, and the only way to give effect to that is to compare the name, e-mail address and technical data of a new applicant against our records of past and existing accounts. If that comparison suggests you have already had a trial, we may refuse or cancel it; and
(c) your account and your data do not disappear when the trial ends. The trial ends, but the account and the personal data in it are kept for the periods set out in Clause 10.1, the same as for any other account. If you want it removed sooner, close your account or write to us.

3.3 What happens if you breach the Agreement during a trial. Clause 5.2 of the End User Licence Agreement applies the restrictions in Clause 7 to a free trial in exactly the same way as to a paid subscription, and Clause 5.6 allows us to end a trial and to refuse you any future trial. To give effect to a refusal we keep a limited record identifying the account concerned, see the last row of Clause 10.1. Sharing your login, or copying or distributing the material, has the same consequences on a trial as on a paid plan.

4. WHAT WE DO NOT STORE

4.1 So that you know clearly where the limits are, we confirm that we do not collect or store the following:

We do NOT store	Explanation
Your full payment card number, expiry date or CVV	Payment is taken on the systems of our payment provider (HitPay). Your card details are entered on their page and go directly to them. We receive only a transaction reference, the outcome, the amount, and the last four digits and card brand.
Your online banking username, password, TAC or OTP	We never ask for these. If anyone claiming to be Refresh Learning asks you for them, it is a scam, please report it to us.
Your account password in readable form	Passwords are stored only as a salted one‑way hash. We cannot see, retrieve or tell you your password, we can only reset it.
Your NRIC number or passport number	We do not require it to provide the service.
Sensitive personal data: information about your physical or mental health, political opinions, religious or other beliefs, the commission or alleged commission of any offence, or biometric data	We do not ask for it and we do not want it. Please do not send it to us. If you do send it unsolicited, we will delete it, unless we are required to keep it under Clause 10.1. (Sensitive personal data may only be processed under section 40 of the Act.)
Recordings of you: webcam video, photographs of you, voice recordings or any form of remote proctoring	We do not proctor, monitor or record you.
Precise GPS location	We derive only an approximate country or state from your IP address, for security. We do not request device location permission.
Your contacts, photos, files, messages, call logs or other content on your device	We do not request access to them.

4.2 We also confirm, as a matter of policy:

(a) We do not sell, rent or trade your personal data. Not to advertisers, not to data brokers, not to other course providers, not to recruiters or law firms. The only exception is that the customer database may pass to a purchaser or successor on a sale or reorganisation of the whole business, as described in Clause 7.1, in which case the Act continues to apply to it.
(b) We do not share your identity, your results or your progress with your university, your employer, any examining body or any regulator, unless you ask us to in writing or we are required to by law or court order.
(c) We do not publish your name, any photograph you give us, your results or your work as a testimonial without asking you separately at the time and obtaining your written consent.
(d) We do not currently send anything you write to any artificial-intelligence service. We intend to introduce AI-assisted marking and feedback. When we do, your answers, essays and questions will be sent to that service only to produce your result, under a contract that prohibits it from using your data to train its own models, and we will say so here before it starts. We do not sell or supply your personal data to anyone for the purpose of training artificial intelligence, and we will not use your work to train any model of our own without telling you first and asking for your consent.

5. WHY WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA, AND ON WHAT BASIS

5.1 We process personal data only for lawful purposes directly related to our business, and only to the extent adequate and not excessive for those purposes, as required by section 6(3) of the Act.

Purpose	Lawful basis under the Act
Creating and administering your account; giving you access to the material you bought; running the study, progress and marking features; providing support	Necessary for the performance of a contract to which you are a party: section 6(2)(a)
Taking payment, issuing invoices and receipts, handling refunds and chargebacks	Section 6(2)(a)
Keeping accounting and tax records	Necessary for compliance with a legal obligation: section 6(2)(c) (Income Tax Act 1967; Service Tax Act 2018)
Security, fraud prevention, detecting and investigating breaches of the End User Licence Agreement including account sharing	Section 6(2)(a), and section 45(2)(a) where the processing is for the prevention or detection of crime
Checking that a free trial applicant has not already had a trial, and giving effect to a refusal of any further trial	Necessary for the taking of steps at your request with a view to entering into a contract: section 6(2)(b); and section 6(2)(a) once you have an account
Improving the platform and the study material, using aggregated or anonymised data	Section 6(2)(a); once irreversibly anonymised the data is no longer personal data
Responding to a request, complaint or legal claim	Section 6(2)(a); and section 6(2)(e) where the matter concerns the administration of justice or a legal claim
Sending you marketing: study tips, new course announcements, offers	Your consent: section 6(1)(a). Separate, optional, and withdrawable at any time
Non‑essential analytics cookies	Your consent: section 6(1)(a)

5.2 An important distinction. The processing needed to actually deliver the platform to you rests on contract, not consent. That means you cannot be locked out of what you have paid for by a consent question, and equally that withdrawing consent to marketing does not affect your access. Consent is used only where the processing is genuinely optional, and it is always asked for separately and never pre‑ticked.

5.3 New purposes. If we later wish to use your personal data for a purpose that is not set out in this Notice and is not directly related to a purpose set out here, we will give you a fresh notice and, where required, obtain your consent first, in accordance with sections 7(2)(c) and 8 of the Act.

6. WHERE YOUR PERSONAL DATA COMES FROM

6.1 In accordance with section 7(1)(c) of the Act, we tell you the sources of your personal data. We collect personal data:

(a) directly from you: when you register, place an order, use the platform, contact us, or respond to a survey;
(b) automatically from your use of the platform, as described in Clause 3(b) and 3(c);
(c) from our payment provider: the outcome of your payment, the amount, and the last four digits and brand of your card; and
(d) from the person who bought your access, where an employer, firm, institution or family member purchases a subscription for you, in which case we receive your name and e‑mail address from them.

6.2 We do not buy personal data, and we do not enrich your record from data brokers or social media scraping.

7. WHO WE DISCLOSE YOUR PERSONAL DATA TO

7.1 In accordance with section 7(1)(e) of the Act, the classes of third parties to whom we disclose or may disclose your personal data are:

Class of third party	What they receive	Why
Cloud hosting and database providers	Everything stored on the platform	To host the platform and your data
Payment gateways and merchant acquirers	Your name, e‑mail, billing details, amount	To take payment and handle refunds and chargebacks
E‑mail, SMS and messaging delivery providers	Your name, e‑mail address and/or mobile number, and the message content	To deliver account, service and (if you consented) marketing messages
Analytics, error‑monitoring and performance providers	Usage and technical data; identifiers	To keep the platform working and improve it
Video hosting and streaming providers	Viewing activity, technical data	To deliver video lessons
Artificial-intelligence and machine-learning service providers (not yet engaged; notified in advance under section 7(1)(e), which covers third parties to whom we "may disclose")	The text of your answers, essays, question attempts and support messages	To generate marking, scoring and written feedback once that feature is introduced. Your work would be sent only to produce your result, under a contract prohibiting use of it to train their own models
Customer support / helpdesk providers	Your correspondence and account identifiers	To handle your queries
Our accountants, tax agents, auditors and professional advisers, including our lawyers	Only what is necessary	Accounts, tax filings, and legal advice
Banks and financial institutions	Transaction data	Banking and reconciliation
Regulators, law enforcement, courts and government authorities	Only what is required	Where required or authorised by law or court order (sections 39 and 45 of the Act)
A purchaser or successor of our business, or a company or limited liability partnership into which our firm is converted	Account and transaction records	On a sale, transfer or reorganisation of the business, subject to the Act

7.2 Each service provider in the first six rows above is engaged as our data processor, is bound by a written contract, and may use your personal data only on our instructions and for the purpose we specify. They may not use it for their own purposes. The remaining classes (our professional advisers, banks, regulators, law enforcement and the courts, and any purchaser or successor of our business) receive personal data as independent data controllers in their own right, and their use of it is governed by their own legal and professional duties and by the Act.

7.3 Section 7(1)(e) of the Act requires us to notify you of the classes of third parties to whom we disclose or may disclose your personal data. Clause 7.1 sets out those classes. If you have a question about any of them, write to us at support@refreshlearning.com.my.

7.4 Subject to Clause 7.1, we do not disclose your personal data to any other party without your consent, as required by section 8 of the Act.

8. TRANSFERS OUTSIDE MALAYSIA

8.1 Some of our service providers store or process personal data on servers outside Malaysia (for example in Singapore, the European Union or the United States). Cross‑border transfer is governed by section 129 of the Act.

8.2 Where we transfer your personal data outside Malaysia we do so only where one or more of the following applies:

(a) the receiving place has in force a law substantially similar to the Act, or otherwise ensures a level of protection at least equivalent to the Act;
(b) the transfer is necessary for the performance of the contract between you and us, for example because the hosting or payment infrastructure that delivers the platform is located there;
(c) we have taken reasonable precautions and exercised due diligence to ensure the data will not be processed in a manner that contravenes the Act, including by binding the recipient under contract to standards equivalent to the Act; or
(d) the transfer is for the purpose of any legal proceedings, for obtaining legal advice, or for establishing, exercising or defending legal rights; or
(e) you have consented to the transfer.

8.3 Where we transfer your personal data outside Malaysia, we do so only on one or more of the bases in Clause 8.2, and we satisfy ourselves that the basis applies before the transfer is made. If you have a question about a particular transfer, write to us at support@refreshlearning.com.my.

9. COOKIES AND SIMILAR TECHNOLOGIES

9.1 We use:

(a) strictly necessary cookies: to keep you logged in, to keep your session secure and to remember your basic preferences. The platform cannot work without these, and they are used on the basis of section 6(2)(a); and
(b) analytics and performance cookies: to understand how the platform is used so we can improve it. These are optional and are set only if you consent through our cookie banner. You may change or withdraw that consent at any time at support@refreshlearning.com.my.

9.2 We do not currently use advertising, retargeting or cross‑site tracking cookies. If we introduce them, we will update this Notice, tell you before the change takes effect, and ask for your consent before setting any such cookie, they will never be switched on by default.

10. HOW LONG WE KEEP YOUR PERSONAL DATA

10.1 Section 10 of the Act requires that personal data is not kept longer than necessary, and that it is destroyed or permanently deleted when no longer required. Our retention periods are:

Category	Retention period	Reason
Account details and profile	For as long as your account is open, then twelve (12) months after closure	To let you reopen or reactivate, and to deal with any late query
Study activity, answers, progress and scores	For as long as your account is open, then twelve (12) months after closure	So that you keep your history while you are a user
Purchase, invoice, receipt and payment records	Seven (7) years from the end of the year to which the income relates	Required under section 82 of the Income Tax Act 1967 and the Service Tax Act 2018
Support correspondence	three (3) years from the date the matter is closed	To deal with any follow‑up or dispute
Security and access logs	twelve (12) months	Security and incident investigation
Consent and notice‑acceptance records	seven (7) years after the consent ends	To evidence that valid notice was given and valid consent obtained, and to support our records under section 44 of the Act
Marketing contact details and preferences	Until you withdraw consent, then we retain only a suppression record (your e‑mail address in hashed form, and the fact that you opted out) for as long as is necessary to give effect to your withdrawal	So that we do not accidentally contact you again
A record of an account whose trial we ended for breach, or which we have refused a further trial (your e‑mail address in hashed form, and the fact and date of the refusal)	For as long as the refusal stands	So that a refusal under Clause 5.6 of the End User Licence Agreement can actually be given effect, and so that we do not have to keep your full account record in order to do it
Personal data we are required to retain by law, or that is relevant to a live or anticipated legal claim	Until the requirement or the claim ends	Legal obligation; establishing or defending legal rights

10.2 When a retention period ends we delete the personal data or irreversibly anonymise it. Anonymised and aggregated statistics (from which you cannot be identified) may be kept indefinitely; they are not personal data.

10.3 Data deleted from the live system may remain in our backups for a short period until those backups are overwritten, after which it is gone.

11. HOW WE PROTECT YOUR PERSONAL DATA

11.1 In accordance with the Security Principle in section 9 of the Act, we take practical steps to protect personal data from loss, misuse, modification, unauthorised or accidental access or disclosure, alteration or destruction. These include:

(a) encryption of data in transit (HTTPS/TLS) and encryption of data at rest;
(b) passwords stored only as salted one‑way hashes;
(c) access to personal data restricted to those partners and personnel who need it for their role, on a least‑privilege basis, with individual named accounts and multi‑factor authentication;
(d) written contracts with every data processor requiring equivalent security, and due diligence before engagement;
(e) logging of access, regular backups, and periodic review of accounts and permissions;
(f) obligations of confidentiality on our partners, employees and contractors, which continue after they leave; and
(g) a documented procedure for responding to a personal data breach.

11.2 Data integrity. Under section 11 of the Act we take reasonable steps to keep your personal data accurate, complete, not misleading and up to date. Please keep your account details current, and tell us if anything changes.

11.3 If there is a breach. If a personal data breach occurs, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and, where the breach is likely to cause you significant harm, we will notify you, in each case within the time and in the manner required by the Act and the Commissioner's requirements.

11.4 No system is perfect. We cannot guarantee absolute security, and transmission over the internet is never entirely free of risk. Please use a strong, unique password, keep it to yourself, and enable two‑factor authentication where offered.

12. IF YOU ARE UNDER 18

12.1 The platform is intended for adults preparing for professional legal examinations. If you are under 18, you may use it only where your parent or legal guardian holds the account, has read this Notice and has consented to the processing of your personal data.

12.2 The platform is intended for adults and we do not seek data about children. We do not knowingly collect personal data from a child except as set out in Clause 12.1, and never without that consent. If you believe we hold personal data about a person under 18 without proper consent, contact us at support@refreshlearning.com.my and we will delete it.

13. YOUR RIGHTS

13.1 Under the Personal Data Protection Act 2010 you have the following rights. We do not charge for exercising them, except as stated.

Your right	What it means	How to use it
Access: sections 12 and 30	To be told whether we hold personal data about you, and to be given a copy of it	Write to support@refreshlearning.com.my. We will respond within 21 days. A prescribed fee may be charged for a data access request; we will tell you before we do
Correction: sections 12 and 34	To have inaccurate, incomplete, misleading or out‑of‑date personal data corrected	Most details can be corrected yourself in your account settings. Otherwise write to support@refreshlearning.com.my
Withdraw consent: section 38	To withdraw, at any time, any consent you gave, for example to marketing	Click "unsubscribe" in any marketing e‑mail, change your settings, or write to support@refreshlearning.com.my. We must stop that processing on receiving your notice. Where our processing rests on our contract with you rather than on your consent, there is no consent to withdraw and your access is unaffected; if you wish to end the service itself, close your account
Stop direct marketing: section 43	To require us to stop, or not to begin, processing your personal data for direct marketing	As above. There is no charge and no conditions
Prevent processing likely to cause damage or distress: section 42	To require us to stop processing that is causing, or likely to cause, substantial and unwarranted damage or distress to you or another. This right does not apply where you consented, or where the processing is necessary for our contract with you or for a legal obligation, section 42(2)	Write to support@refreshlearning.com.my setting out why. We must respond within 21 days
Data portability	To require that your personal data be transmitted to another data controller, where technically feasible and in a commonly used format	Write to support@refreshlearning.com.my.
Complain	To complain to us, and to complain to the Commissioner	See Clause 14

13.2 Choices and means of limiting processing (section 7(1)(f) of the Act). In addition to the rights above, you may limit our processing by: unsubscribing from marketing; declining or withdrawing optional cookie consent; leaving voluntary profile fields blank; not using the optional community features; and closing your account. Each of these is available without affecting your access to the material you have paid for, except where stated. You can also limit the processing of personal data about other people by not including their information in your posts, essays or support messages, and you may ask us to remove such information at any time.

13.3 Verifying who you are. Before acting on a request we will take reasonable steps to verify your identity, so that we do not disclose your data to someone else. We may ask you to make the request from the e‑mail address registered to the account.

13.4 When we may refuse. We may refuse a request in the circumstances set out in sections 32 and 36 of the Act, for example where complying would disclose personal data about another individual who has not consented. If we refuse, we will tell you in writing, give our reasons, and tell you how to complain.

14. HOW TO COMPLAIN

14.1 Complain to us first. Please write to support@refreshlearning.com.my. We will acknowledge your complaint promptly and respond substantively within twenty‑one (21) days.

14.2 Complain to the regulator. If you are not satisfied, you may complain to:

Jabatan Perlindungan Data Peribadi (Department of Personal Data Protection) Kementerian Digital, Malaysia Website: www.pdp.gov.my

14.3 You may also, where applicable, appeal to the Appeal Tribunal constituted under Part VII of the Act.

15. CHANGES TO THIS NOTICE

15.1 We may update this Notice. The current version and its version number are always published at refreshlearning.com.my/privacy. The version that applies to you is the one you accepted when you created your account, which we record and confirm to you by e‑mail.

15.2 If we make a material change (in particular a new purpose, a new class of recipient, or a new category of data collected) we will notify you by e‑mail at least fourteen (14) days before it takes effect, and where the change requires your consent under the Act we will obtain that consent separately. We will not treat your continued use of the platform as consent to a material change.

REFRESH LEARNING ENTERPRISE

Business Registration No. 202603198047 (CA0425093-K)

Version 1.0

This Notice is given in English and Bahasa Malaysia under section 7(3) of the Personal Data Protection Act 2010.

NOTIS PRIVASI

REFRESH LEARNING

Diberikan di bawah seksyen 7 Akta Perlindungan Data Peribadi 2010

Versi 1.0

Notis ini dikeluarkan dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Kedua‑dua versi diberikan di bawah seksyen 7(3) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan mempunyai taraf yang sama. Jika terdapat percanggahan antara kedua‑duanya, versi Bahasa Malaysia hendaklah mengatasi. This Notice is also available in English at refreshlearning.com.my/privacy.

1. SIAPA KAMI

1.1 Refresh Learning Enterprise (No. Pendaftaran Perniagaan 202603198047 (CA0425093-K)), sebuah perkongsian yang didaftarkan di bawah Akta Pendaftaran Perniagaan 1956 ("Refresh Learning", "kami") ialah pengawal data bagi data peribadi yang diperihalkan dalam Notis ini. Kami yang menentukan sebab dan cara data peribadi anda diproses.

1.2 Kami mengendalikan platform Refresh Learning di refreshlearning.com.my, yang menyediakan bahan pengajian dan ulang kaji bagi Sijil Amalan Guaman (Certificate in Legal Practice) dan peperiksaan undang‑undang yang lain.

1.3 Cara menghubungi kami mengenai data peribadi anda.


E‑mel	support@refreshlearning.com.my
Telefon	+60 11-5503 0869

Kami berhasrat untuk mengakui penerimaan setiap pertanyaan privasi dengan segera dan memberikan jawapan substantif dalam tempoh dua puluh satu (21) hari, iaitu tempoh yang diperuntukkan bagi permintaan mengakses data di bawah seksyen 31 Akta. Apabila Akta membenarkan kami tempoh yang lebih lama, kami akan memberitahu anda sebelum tempoh 21 hari itu tamat dan menjelaskan sebabnya.

2. BAHAWA KAMI MEMPROSES DATA PERIBADI ANDA

2.1 Menurut seksyen 7(1)(a) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, kami memberitahu anda bahawa data peribadi anda sedang dan akan diproses oleh kami dan bagi pihak kami berhubung dengan akaun anda dan penggunaan platform oleh anda. Perihalan data peribadi itu dinyatakan dalam Fasal 3.

3. APA YANG KAMI SIMPAN

3.1 Kami mengumpul dan menyimpan kategori data peribadi yang berikut. Lajur "Wajib?" diberikan di bawah seksyen 7(1)(g) dan 7(1)(h) Akta.

(a) Maklumat yang anda berikan kepada kami

Apa	Mengapa kami memerlukannya	Wajib?	Jika tidak diberikan
Nama penuh	Untuk mengenal pasti akaun anda, menyapa anda dengan betul, dan mengeluarkan resit	Wajib	Kami tidak dapat membuka akaun anda
Alamat e‑mel	Pengenalan log masuk; mesej akaun, bil dan perkhidmatan; set semula kata laluan	Wajib	Kami tidak dapat membuka akaun anda
Kata laluan	Untuk melindungi akaun anda, *disimpan hanya sebagai cincangan (hash) sehala, tidak sekali‑kali dalam bentuk yang boleh dibaca*	Wajib	Kami tidak dapat membuka akaun anda
Nombor telefon bimbit / WhatsApp	Keselamatan akaun, notis perkhidmatan dan sokongan	Sukarela	Tiada kesan, akaun anda berfungsi tanpanya, tetapi kami tidak dapat menghubungi anda melalui WhatsApp atau SMS mengenainya
Nama dan alamat pengebilan	Untuk mengeluarkan invois atau resit cukai yang sah	Wajib bagi pelan berbayar	Kami tidak dapat memproses pembayaran anda
Butiran peperiksaan atau pengajian anda, contohnya peperiksaan yang diambil, sesi pengambilan, universiti atau institusi	Untuk memberikan pustaka subjek, versi sukatan dan panduan yang betul	Sukarela	Anda mungkin melihat bahan yang tidak berkaitan dengan sesi anda
Bagaimana anda mengetahui tentang kami	Untuk memahami saluran mana yang berkesan bagi kami	Sukarela	Tiada kesan, akaun anda tidak terjejas
Surat‑menyurat sokongan, e‑mel, mesej sembang dan tiket anda, serta jawapan kami	Untuk menjawab anda dan menyimpan rekod perkara yang dipersetujui	Sukarela	Kami mungkin tidak dapat membantu anda

(b) Maklumat yang terhasil daripada penggunaan platform

Apa	Mengapa kami memerlukannya	Wajib?
Aktiviti pengajian anda, modul dibuka, topik dilihat, video ditonton dan kemajuannya, kad imbas yang diulang kaji dan data penjadualannya, masa yang digunakan	Untuk menjalankan ciri pengajian (penjejakan kemajuan, ulangan berjarak, sambung semula) dan memaparkan papan pemuka anda	Terhasil secara automatik daripada penggunaan
Jawapan, esei, nota, anotasi dan percubaan soalan anda, serta markah anda	Untuk menanda, memberi markah dan maklum balas, dan menunjukkan kemajuan anda. Jika kami memperkenalkan penandaan berbantukan kecerdasan buatan, hasil kerja anda akan diproses sebagaimana yang diperihalkan dalam Fasal 4.2(d), 7.1 dan 8	Terhasil secara automatik daripada penggunaan
Hantaran dan komen anda dalam mana‑mana ciri komuniti atau perbincangan	Untuk mengendalikan ciri tersebut	Hanya jika anda menggunakannya
Rekod pembelian dan langganan, apa yang dibeli, bila, jumlah, status pembayaran, empat digit terakhir dan jenama kad atau nama e‑dompet yang dikembalikan kepada kami oleh penyedia pembayaran, nombor invois dan resit	Untuk memberi akses kepada apa yang anda bayar, menjawab pertanyaan bil, dan mematuhi Akta Cukai Pendapatan 1967 dan Akta Cukai Perkhidmatan 2018	Terhasil secara automatik semasa pembelian

(c) Maklumat teknikal yang dikumpul secara automatik

Apa	Mengapa kami memerlukannya	Wajib?
Alamat IP, lokasi anggaran yang diperoleh daripadanya (peringkat negara / negeri), jenis peranti, sistem pengendalian, jenis dan versi pelayar, pengecam peranti atau sesi	Keselamatan, pencegahan penipuan, dan pengesanan perkongsian akaun di bawah Fasal 7.1(a) Perjanjian Lesen Pengguna Akhir. Jika anda mengambil percubaan percuma, kami juga membandingkan data teknikal ini dengan rekod akaun lampau dan sedia ada kami bagi memastikan anda belum pernah mengambil percubaan, sebagaimana yang dikehendaki oleh Fasal 5.3 Perjanjian itu	Dikumpul secara automatik semasa anda menggunakan platform; platform tidak dapat berfungsi tanpanya
Data log, tarikh dan masa log masuk, log keluar, percubaan log masuk yang gagal, halaman dan titik akhir (endpoint) yang diakses, ralat	Keselamatan, penyiasatan insiden dan pengesanan kerosakan	Dikumpul secara automatik semasa anda menggunakan platform; platform tidak dapat berfungsi tanpanya
Kuki dan teknologi serupa	Lihat Fasal 9	Dikumpul secara automatik semasa anda menggunakan platform; platform tidak dapat berfungsi tanpanya

(d) Rekod persetujuan

Apa	Mengapa kami memerlukannya	Wajib?
Rekod versi Perjanjian Lesen Pengguna Akhir dan Notis Privasi yang anda terima pakai, tarikh dan masa, alamat IP anda, dan persetujuan pilihan yang anda berikan atau tarik balik	Untuk membuktikan bahawa notis yang sah telah diberikan dan persetujuan yang sah telah diperoleh, sebagaimana yang dikehendaki untuk disimpan di bawah seksyen 44 Akta	Dikumpul secara automatik semasa anda menggunakan platform; platform tidak dapat berfungsi tanpanya

3.2 Jika anda menggunakan percubaan percuma. Akaun percubaan percuma ialah akaun biasa bagi maksud Notis ini. Kami mengumpul dan memproses data peribadi yang sama seperti yang diperihalkan di atas, bagi maksud yang sama, dengan tiga perbezaan:

(a) kami tidak meminta butiran pengebilan anda, kerana anda tidak membayar kami;
(b) kami memeriksa sama ada anda pernah mengambil percubaan sebelum ini. Fasal 5.3 Perjanjian Lesen Pengguna Akhir mengehadkan percubaan kepada satu bagi setiap individu dan bukan satu bagi setiap alamat e-mel, dan satu-satunya cara untuk melaksanakannya ialah dengan membandingkan nama, alamat e-mel dan data teknikal pemohon baharu dengan rekod akaun lampau dan sedia ada kami. Jika perbandingan itu menunjukkan anda pernah mengambil percubaan, kami boleh menolak atau membatalkannya; dan
(c) akaun dan data anda tidak hilang apabila percubaan itu tamat. Percubaan itu tamat, tetapi akaun dan data peribadi di dalamnya disimpan bagi tempoh yang dinyatakan dalam Fasal 10.1, sama seperti mana-mana akaun lain. Jika anda mahu ia dibuang lebih awal, tutup akaun anda atau hubungi kami.

3.3 Apa yang berlaku jika anda melanggar Perjanjian semasa percubaan. Fasal 5.2 Perjanjian Lesen Pengguna Akhir memakai sekatan dalam Fasal 7 kepada percubaan percuma dengan cara yang sama seperti kepada langganan berbayar, dan Fasal 5.6 membenarkan kami menamatkan percubaan dan menolak apa-apa percubaan anda pada masa hadapan. Bagi melaksanakan penolakan itu kami menyimpan rekod terhad yang mengenal pasti akaun berkenaan, lihat baris terakhir Fasal 10.1. Berkongsi log masuk anda, atau menyalin atau mengedarkan bahan, membawa akibat yang sama pada percubaan seperti pada pelan berbayar.

4. APA YANG KAMI TIDAK SIMPAN

4.1 Supaya anda jelas tentang batasannya, kami mengesahkan bahawa kami tidak mengumpul atau menyimpan perkara yang berikut:

Kami TIDAK menyimpan	Penjelasan
Nombor penuh kad pembayaran, tarikh luput atau CVV anda	Pembayaran dibuat pada sistem penyedia pembayaran kami (HitPay). Butiran kad anda dimasukkan pada halaman mereka dan terus kepada mereka. Kami hanya menerima rujukan transaksi, keputusannya, jumlahnya, serta empat digit terakhir dan jenama kad
Nama pengguna, kata laluan, TAC atau OTP perbankan dalam talian anda	Kami tidak sekali‑kali meminta perkara ini. Jika sesiapa yang mendakwa dirinya sebagai Refresh Learning memintanya, itu adalah penipuan, sila laporkan kepada kami
Kata laluan akaun anda dalam bentuk yang boleh dibaca	Kata laluan disimpan hanya sebagai cincangan sehala bergaram. Kami tidak dapat melihat, mendapatkan semula atau memberitahu anda kata laluan anda, kami hanya boleh menetapkannya semula
Nombor kad pengenalan (NRIC) atau pasport anda	Kami tidak memerlukannya untuk menyediakan perkhidmatan ini
Data peribadi sensitif: maklumat tentang kesihatan fizikal atau mental anda, pendapat politik, kepercayaan agama atau kepercayaan lain seumpamanya, pelakuan atau pengataan pelakuan apa‑apa kesalahan, atau data biometrik	Kami tidak memintanya dan tidak mahu menerimanya. Sila jangan hantar kepada kami. Jika anda menghantarnya tanpa diminta, kami akan memadamkannya, melainkan kami dikehendaki menyimpannya di bawah Fasal 10.1. (Data peribadi sensitif hanya boleh diproses di bawah seksyen 40 Akta.)
Rakaman diri anda: video kamera web, gambar anda, rakaman suara atau apa‑apa bentuk pengawasan peperiksaan jarak jauh	Kami tidak mengawasi, memantau atau merakam anda
Lokasi GPS tepat	Kami hanya memperoleh anggaran negara atau negeri daripada alamat IP anda, untuk tujuan keselamatan. Kami tidak meminta kebenaran lokasi peranti
Kenalan, gambar, fail, mesej, log panggilan atau kandungan lain dalam peranti anda	Kami tidak meminta akses kepadanya

4.2 Kami juga mengesahkan, sebagai dasar:

(a) Kami tidak menjual, menyewakan atau memperdagangkan data peribadi anda. Bukan kepada pengiklan, bukan kepada broker data, bukan kepada penyedia kursus lain, dan bukan kepada perekrut atau firma guaman. Satu‑satunya pengecualian ialah pangkalan data pelanggan boleh berpindah kepada pembeli atau pengganti apabila berlaku penjualan atau penyusunan semula keseluruhan perniagaan, sebagaimana yang diperihalkan dalam Fasal 7.1, dan dalam hal itu Akta terus terpakai kepadanya.
(b) Kami tidak berkongsi identiti, keputusan atau kemajuan anda dengan universiti anda, majikan anda, mana‑mana badan peperiksaan atau mana‑mana pihak berkuasa kawal selia, melainkan anda meminta kami berbuat demikian secara bertulis atau kami dikehendaki berbuat demikian oleh undang‑undang atau perintah mahkamah.
(c) Kami tidak menyiarkan nama anda, apa‑apa gambar yang anda berikan kepada kami, keputusan atau hasil kerja anda sebagai testimoni tanpa bertanya kepada anda secara berasingan pada masa itu dan memperoleh persetujuan bertulis anda.
(d) Pada masa ini kami tidak menghantar apa-apa yang anda tulis kepada mana-mana perkhidmatan kecerdasan buatan. Kami berhasrat untuk memperkenalkan penandaan dan maklum balas berbantukan kecerdasan buatan. Apabila kami berbuat demikian, jawapan, esei dan soalan anda akan dihantar kepada perkhidmatan itu semata-mata untuk menghasilkan keputusan anda, di bawah kontrak yang melarangnya menggunakan data anda untuk melatih modelnya sendiri, dan kami akan menyatakannya di sini sebelum ia bermula. Kami tidak menjual atau membekalkan data peribadi anda kepada sesiapa bagi maksud melatih kecerdasan buatan, dan kami tidak akan menggunakan hasil kerja anda untuk melatih mana-mana model kami sendiri tanpa memberitahu anda terlebih dahulu dan meminta persetujuan anda.

5. MENGAPA KAMI MEMPROSES DATA PERIBADI ANDA, DAN ATAS DASAR APA

5.1 Kami memproses data peribadi hanya bagi maksud yang sah yang berhubungan secara langsung dengan aktiviti perniagaan kami, dan hanya setakat yang mencukupi dan tidak berlebihan bagi maksud itu, sebagaimana yang dikehendaki oleh seksyen 6(3) Akta.

Maksud	Dasar di bawah Akta
Membuka dan mentadbir akaun anda; memberi akses kepada bahan yang anda beli; menjalankan ciri pengajian, kemajuan dan penandaan; memberikan sokongan	Perlu bagi pelaksanaan suatu kontrak yang anda menjadi pihak kepadanya: seksyen 6(2)(a)
Mengambil bayaran, mengeluarkan invois dan resit, mengendalikan bayaran balik dan pertikaian caj balik (chargeback)	Seksyen 6(2)(a)
Menyimpan rekod perakaunan dan cukai	Perlu bagi pematuhan kewajipan undang‑undang: seksyen 6(2)(c) (Akta Cukai Pendapatan 1967; Akta Cukai Perkhidmatan 2018)
Keselamatan, pencegahan penipuan, mengesan dan menyiasat pelanggaran Perjanjian Lesen Pengguna Akhir termasuk perkongsian akaun	Seksyen 6(2)(a), dan seksyen 45(2)(a) apabila pemprosesan itu bagi maksud mencegah atau mengesan jenayah
Memeriksa bahawa pemohon percubaan percuma belum pernah mengambil percubaan, dan melaksanakan penolakan apa-apa percubaan selanjutnya	Perlu bagi mengambil langkah atas permintaan anda dengan tujuan membuat suatu kontrak: seksyen 6(2)(b); dan seksyen 6(2)(a) setelah anda mempunyai akaun
Menambah baik platform dan bahan pengajian, menggunakan data teragregat atau tanpa nama	Seksyen 6(2)(a); setelah data itu dijadikan tanpa nama secara tidak boleh balik, ia bukan lagi data peribadi
Menjawab permintaan, aduan atau tuntutan undang‑undang	Seksyen 6(2)(a); dan seksyen 6(2)(e) apabila perkara itu melibatkan pentadbiran keadilan atau tuntutan undang‑undang
Menghantar bahan pemasaran: petua pengajian, pengumuman kursus baharu, tawaran	Persetujuan anda: seksyen 6(1)(a). Berasingan, atas pilihan, dan boleh ditarik balik pada bila‑bila masa
Kuki analitik yang tidak perlu	Persetujuan anda: seksyen 6(1)(a)

5.2 Satu perbezaan yang penting. Pemprosesan yang diperlukan untuk benar‑benar menyampaikan platform kepada anda bersandarkan kontrak, bukan persetujuan. Ini bermakna anda tidak boleh dihalang daripada mengakses apa yang telah anda bayar disebabkan sesuatu isu berkaitan persetujuan, dan penarikan balik persetujuan pemasaran tidak menjejaskan akses anda. Persetujuan digunakan hanya apabila pemprosesan itu benar‑benar atas pilihan, dan ia sentiasa diminta secara berasingan dan tidak sekali‑kali ditanda terlebih dahulu.

5.3 Maksud baharu. Jika kemudian kami ingin menggunakan data peribadi anda bagi maksud yang tidak dinyatakan dalam Notis ini dan tidak berkaitan secara langsung dengannya, kami akan memberikan notis baharu dan, jika dikehendaki, memperoleh persetujuan anda terlebih dahulu, menurut seksyen 7(2)(c) dan 8 Akta.

6. DARI MANA DATA PERIBADI ANDA DIPEROLEH

6.1 Menurut seksyen 7(1)(c) Akta, kami memberitahu anda sumber data peribadi anda. Kami mengumpul data peribadi:

(a) secara langsung daripada anda: apabila anda mendaftar, membuat pesanan, menggunakan platform, menghubungi kami, atau menjawab tinjauan;
(b) secara automatik daripada penggunaan platform oleh anda, seperti yang diperihalkan dalam Fasal 3(b) dan 3(c);
(c) daripada penyedia pembayaran kami: keputusan pembayaran anda, jumlahnya, dan empat digit terakhir serta jenama kad anda; dan
(d) daripada pihak yang membeli akses untuk anda, apabila majikan, firma, institusi atau ahli keluarga membeli langganan untuk anda, dalam hal itu kami menerima nama dan alamat e‑mel anda daripada mereka.

6.2 Kami tidak membeli data peribadi, dan kami tidak menambah rekod anda daripada broker data atau pengaisan data media sosial.

7. KEPADA SIAPA KAMI MENZAHIRKAN DATA PERIBADI ANDA

7.1 Menurut seksyen 7(1)(e) Akta, golongan pihak ketiga yang kepadanya kami menzahirkan atau mungkin menzahirkan data peribadi anda ialah:

Golongan pihak ketiga	Apa yang mereka terima	Mengapa
Penyedia pengehosan awan dan pangkalan data	Segala yang disimpan pada platform	Untuk menghos platform dan data anda
*Gerbang pembayaran dan pemeroleh pedagang (merchant acquirer)*	Nama, e‑mel, butiran pengebilan, jumlah	Untuk mengambil bayaran dan mengendalikan bayaran balik serta pertikaian caj balik (chargeback)
Penyedia penghantaran e‑mel, SMS dan pemesejan	Nama, alamat e‑mel dan/atau nombor telefon anda, dan kandungan mesej	Untuk menghantar mesej akaun, perkhidmatan dan (jika anda bersetuju) pemasaran
Penyedia analitik, pemantauan ralat dan prestasi	Data penggunaan dan teknikal; pengecam	Untuk memastikan platform berfungsi dan menambah baiknya
Penyedia pengehosan dan penstriman video	Aktiviti tontonan, data teknikal	Untuk menyampaikan pelajaran video
Penyedia perkhidmatan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin (belum dilantik; diberitahu terlebih dahulu di bawah seksyen 7(1)(e), yang meliputi pihak ketiga yang kepadanya kami "boleh menzahirkan")	Teks jawapan, esei, percubaan soalan dan mesej sokongan anda	Untuk menjana penandaan, pemarkahan dan maklum balas bertulis setelah ciri itu diperkenalkan. Hasil kerja anda akan dihantar semata-mata untuk menghasilkan keputusan anda, di bawah kontrak yang melarang penggunaannya untuk melatih model mereka sendiri
Penyedia sokongan pelanggan / meja bantuan	Surat‑menyurat dan pengecam akaun anda	Untuk mengendalikan pertanyaan anda
Akauntan, ejen cukai, juruaudit dan penasihat profesional kami, termasuk peguam kami	Hanya apa yang perlu	Akaun, penyata cukai dan nasihat guaman
Bank dan institusi kewangan	Data transaksi	Perbankan dan penyesuaian akaun
Badan kawal selia, penguatkuasa undang‑undang, mahkamah dan pihak berkuasa kerajaan	Hanya apa yang dikehendaki	Apabila dikehendaki atau dibenarkan oleh undang‑undang atau perintah mahkamah (seksyen 39 dan 45 Akta)
Pembeli atau pengganti perniagaan kami, atau syarikat atau perkongsian liabiliti terhad yang firma kami ditukarkan kepadanya	Rekod akaun dan transaksi	Apabila berlaku penjualan, pemindahan atau penyusunan semula perniagaan, tertakluk kepada Akta

7.2 Setiap penyedia perkhidmatan dalam enam baris pertama di atas dilantik sebagai pemproses data kami, terikat dengan kontrak bertulis, dan hanya boleh menggunakan data peribadi anda mengikut arahan kami dan bagi maksud yang kami nyatakan. Mereka tidak boleh menggunakannya bagi maksud mereka sendiri. Golongan yang selebihnya (penasihat profesional kami, bank, badan kawal selia, penguatkuasa undang‑undang dan mahkamah, serta mana‑mana pembeli atau pengganti perniagaan kami) menerima data peribadi sebagai pengawal data bebas atas kapasiti mereka sendiri, dan penggunaannya tertakluk kepada kewajipan undang‑undang dan profesional mereka serta Akta.

7.3 Seksyen 7(1)(e) Akta menghendaki kami memberitahu anda golongan pihak ketiga yang kepadanya kami menzahirkan atau boleh menzahirkan data peribadi anda. Fasal 7.1 menyatakan golongan tersebut. Jika anda mempunyai pertanyaan mengenai mana-mana daripadanya, tulis kepada kami di support@refreshlearning.com.my.

7.4 Tertakluk kepada Fasal 7.1, kami tidak menzahirkan data peribadi anda kepada mana‑mana pihak lain tanpa persetujuan anda, sebagaimana yang dikehendaki oleh seksyen 8 Akta.

8. PEMINDAHAN KE LUAR MALAYSIA

8.1 Sesetengah penyedia perkhidmatan kami menyimpan atau memproses data peribadi pada pelayan di luar Malaysia (contohnya di Singapura, Kesatuan Eropah atau Amerika Syarikat). Pemindahan rentas sempadan dikawal oleh seksyen 129 Akta.

8.2 Apabila kami memindahkan data peribadi anda ke luar Malaysia, kami berbuat demikian hanya apabila satu atau lebih daripada yang berikut terpakai:

(a) tempat penerima itu mempunyai undang‑undang yang sebahagian besarnya serupa dengan Akta yang berkuat kuasa di tempat itu, atau selainnya memastikan tahap perlindungan sekurang‑kurangnya setara dengan Akta;
(b) pemindahan itu perlu bagi pelaksanaan kontrak antara anda dengan kami, contohnya kerana infrastruktur pengehosan atau pembayaran yang menyampaikan platform itu terletak di sana;
(c) kami telah mengambil langkah berjaga‑jaga yang munasabah dan menjalankan usaha wajar untuk memastikan data itu tidak diproses dengan cara yang melanggar Akta, termasuk dengan mengikat penerima melalui kontrak pada piawaian yang setara dengan Akta; atau
(d) pemindahan itu bagi maksud apa‑apa prosiding undang‑undang, bagi mendapatkan nasihat guaman, atau bagi menegakkan, melaksanakan atau mempertahankan hak undang‑undang; atau
(e) anda telah bersetuju dengan pemindahan itu.

8.3 Apabila kami memindahkan data peribadi anda ke luar Malaysia, kami berbuat demikian hanya atas satu atau lebih daripada asas dalam Fasal 8.2, dan kami memastikan bahawa asas itu terpakai sebelum pemindahan itu dibuat. Jika anda mempunyai pertanyaan mengenai sesuatu pemindahan, tulis kepada kami di support@refreshlearning.com.my.

9. KUKI DAN TEKNOLOGI SERUPA

9.1 Kami menggunakan:

(a) kuki yang benar‑benar perlu: untuk mengekalkan log masuk anda, memastikan sesi anda selamat dan mengingati keutamaan asas anda. Platform tidak dapat berfungsi tanpanya, dan ia digunakan atas dasar seksyen 6(2)(a); dan
(b) kuki analitik dan prestasi: untuk memahami cara platform digunakan supaya kami dapat menambah baiknya. Kuki ini adalah atas pilihan dan hanya dipasang jika anda bersetuju melalui sepanduk kuki kami. Anda boleh mengubah atau menarik balik persetujuan itu pada bila‑bila masa di support@refreshlearning.com.my.

9.2 Pada masa ini kami tidak menggunakan kuki pengiklanan, penyasaran semula atau penjejakan merentas laman. Jika kami memperkenalkannya, kami akan mengemas kini Notis ini, memberitahu anda sebelum perubahan itu berkuat kuasa, dan meminta persetujuan anda sebelum memasang apa-apa kuki sedemikian, ia tidak sekali-kali akan dihidupkan secara lalai.

10. BERAPA LAMA KAMI MENYIMPAN DATA PERIBADI ANDA

10.1 Seksyen 10 Akta menghendaki bahawa data peribadi tidak disimpan lebih lama daripada yang perlu, dan bahawa ia dimusnahkan atau dipadamkan secara kekal apabila tidak lagi diperlukan. Tempoh penyimpanan kami ialah:

Kategori	Tempoh penyimpanan	Sebab
Butiran akaun dan profil	Selagi akaun anda masih dibuka, kemudian dua belas (12) bulan selepas ditutup	Supaya anda boleh mengaktifkan semula, dan untuk menguruskan pertanyaan lewat
Aktiviti pengajian, jawapan, kemajuan dan markah	Selagi akaun anda masih dibuka, kemudian dua belas (12) bulan selepas ditutup	Supaya sejarah anda kekal sepanjang anda menjadi pengguna
Rekod pembelian, invois, resit dan pembayaran	Tujuh (7) tahun dari akhir tahun yang berkaitan dengan pendapatan itu	Dikehendaki di bawah seksyen 82 Akta Cukai Pendapatan 1967 dan Akta Cukai Perkhidmatan 2018
Surat‑menyurat sokongan	tiga (3) tahun dari tarikh perkara itu ditutup	Untuk menguruskan susulan atau pertikaian
Log keselamatan dan akses	dua belas (12) bulan	Keselamatan dan penyiasatan insiden
Rekod persetujuan dan penerimaan notis	tujuh (7) tahun selepas persetujuan itu berakhir	Untuk membuktikan pematuhan di bawah seksyen 44 Akta
Butiran hubungan dan keutamaan pemasaran	Sehingga anda menarik balik persetujuan, kemudian kami menyimpan hanya rekod sekatan (alamat e‑mel anda dalam bentuk cincangan, dan fakta bahawa anda telah menarik diri) selama yang perlu untuk melaksanakan penarikan balik anda	Supaya kami tidak menghubungi anda secara tidak sengaja
Rekod akaun yang percubaannya kami tamatkan kerana pelanggaran, atau yang kami tolak percubaan selanjutnya (alamat e‑mel anda dalam bentuk cincangan, serta fakta dan tarikh penolakan)	Selama penolakan itu berkuat kuasa	Supaya penolakan di bawah Fasal 5.6 Perjanjian Lesen Pengguna Akhir benar-benar dapat dilaksanakan, dan supaya kami tidak perlu menyimpan keseluruhan rekod akaun anda untuk berbuat demikian
Data peribadi yang kami dikehendaki simpan oleh undang‑undang, atau yang berkaitan dengan tuntutan undang‑undang yang sedang berjalan atau dijangka	Sehingga kehendak atau tuntutan itu berakhir	Kewajipan undang‑undang; menegakkan atau mempertahankan hak undang‑undang

10.2 Apabila tempoh penyimpanan berakhir, kami memadamkan data peribadi itu atau menjadikannya tanpa nama secara tidak boleh balik. Statistik tanpa nama dan teragregat (yang daripadanya anda tidak boleh dikenal pasti) boleh disimpan tanpa had masa; ia bukan data peribadi.

10.3 Data yang dipadamkan daripada sistem aktif mungkin kekal dalam sandaran kami untuk suatu tempoh yang singkat sehingga sandaran itu ditulis ganti, dan selepas itu ia hilang.

11. BAGAIMANA KAMI MELINDUNGI DATA PERIBADI ANDA

11.1 Menurut Prinsip Keselamatan dalam seksyen 9 Akta, kami mengambil langkah praktikal untuk melindungi data peribadi daripada apa‑apa kehilangan, salah guna, ubah suaian, akses atau penzahiran tanpa kebenaran atau tidak sengaja, pengubahan atau pemusnahan. Ini termasuk:

(a) penyulitan data semasa penghantaran (HTTPS/TLS) dan penyulitan data semasa disimpan;
(b) kata laluan disimpan hanya sebagai cincangan sehala bergaram;
(c) akses kepada data peribadi dihadkan kepada rakan kongsi dan kakitangan yang memerlukannya bagi peranan mereka, atas dasar keistimewaan terkecil, dengan akaun bernama individu dan pengesahan berbilang faktor;
(d) kontrak bertulis dengan setiap pemproses data yang menghendaki keselamatan setara, dan usaha wajar sebelum pelantikan;
(e) pengelogan akses, sandaran berkala, dan semakan berkala akaun dan kebenaran;
(f) kewajipan kerahsiaan ke atas rakan kongsi, pekerja dan kontraktor kami, yang berterusan selepas mereka berhenti; dan
(g) prosedur bertulis untuk bertindak balas terhadap pelanggaran data peribadi.

11.2 Integriti data. Di bawah seksyen 11 Akta, kami mengambil langkah munasabah untuk memastikan data peribadi anda tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Sila kemas kini butiran akaun anda dan beritahu kami jika ada perubahan.

11.3 Jika berlaku pelanggaran. Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan memberitahu Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan, jika pelanggaran itu berkemungkinan menyebabkan kemudaratan yang signifikan kepada anda, kami akan memberitahu anda, dalam setiap hal dalam tempoh dan mengikut cara yang dikehendaki oleh Akta dan kehendak Pesuruhjaya.

11.4 Tiada sistem yang sempurna. Kami tidak dapat menjamin keselamatan mutlak, dan penghantaran melalui internet tidak pernah bebas sepenuhnya daripada risiko. Sila gunakan kata laluan yang kuat dan unik, rahsiakannya, dan aktifkan pengesahan dua faktor jika ditawarkan.

12. JIKA ANDA BERUMUR BAWAH 18 TAHUN

12.1 Platform ini ditujukan kepada orang dewasa yang bersedia untuk peperiksaan profesional undang‑undang. Jika anda berumur bawah 18 tahun, anda hanya boleh menggunakannya jika ibu bapa atau penjaga sah anda memegang akaun itu, telah membaca Notis ini dan telah bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda.

12.2 Platform ini ditujukan kepada orang dewasa dan kami tidak mencari data mengenai kanak‑kanak. Kami tidak mengumpul data peribadi daripada kanak‑kanak secara sedar kecuali sebagaimana yang dinyatakan dalam Fasal 12.1, dan tidak sekali‑kali tanpa persetujuan itu. Jika anda percaya kami menyimpan data peribadi mengenai seseorang yang berumur bawah 18 tahun tanpa persetujuan yang sepatutnya, hubungi kami di support@refreshlearning.com.my dan kami akan memadamkannya.

13. HAK ANDA

13.1 Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, anda mempunyai hak yang berikut. Kami tidak mengenakan bayaran untuk melaksanakan hak ini, kecuali seperti yang dinyatakan.

Hak anda	Maksudnya	Cara melaksanakannya
Akses: seksyen 12 dan 30	Untuk diberitahu sama ada data peribadi anda dipegang oleh kami, dan diberikan salinannya	Tulis kepada support@refreshlearning.com.my. Kami akan menjawab dalam 21 hari. Fi yang ditetapkan boleh dikenakan bagi permintaan mengakses data; kami akan memberitahu anda terlebih dahulu
Pembetulan: seksyen 12 dan 34	Untuk membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini	Kebanyakan butiran boleh dibetulkan sendiri dalam tetapan akaun anda. Selain itu, tulis kepada support@refreshlearning.com.my
Menarik balik persetujuan: seksyen 38	Untuk menarik balik, pada bila‑bila masa, apa‑apa persetujuan yang anda berikan, contohnya bagi pemasaran	Klik "unsubscribe" dalam mana‑mana e‑mel pemasaran, ubah tetapan anda, atau tulis kepada support@refreshlearning.com.my. Kami mesti berhenti melakukan pemprosesan yang disandarkan pada persetujuan itu apabila menerima notis anda. Apabila pemprosesan kami bersandarkan kontrak kami dengan anda dan bukan persetujuan anda, tiada persetujuan untuk ditarik balik dan akses anda tidak terjejas; jika anda ingin menamatkan perkhidmatan itu sendiri, tutup akaun anda
Menghalang pemasaran langsung: seksyen 43	Untuk menghendaki kami berhenti, atau tidak memulakan, pemprosesan data peribadi anda bagi maksud pemasaran langsung	Seperti di atas. Tiada bayaran dan tiada syarat
Menghalang pemprosesan yang mungkin menyebabkan kerosakan atau distres: seksyen 42	Untuk menghendaki kami berhenti melakukan pemprosesan yang menyebabkan, atau berkemungkinan menyebabkan, kerosakan atau distres yang substansial dan tidak wajar kepada anda atau orang lain. Hak ini tidak terpakai apabila anda telah bersetuju, atau apabila pemprosesan itu perlu bagi kontrak kami dengan anda atau bagi kewajipan undang‑undang, seksyen 42(2)	Tulis kepada support@refreshlearning.com.my dengan menyatakan sebabnya. Kami mesti menjawab dalam 21 hari
Kemudahalihan data	Untuk menghendaki data peribadi anda dihantar kepada pengawal data yang lain, apabila boleh dilaksanakan dari segi teknikal dan dalam format yang lazim digunakan	Tulis kepada support@refreshlearning.com.my
Membuat aduan	Untuk mengadu kepada kami, dan kepada Pesuruhjaya	Lihat Fasal 14

13.2 Pilihan dan cara untuk mengehadkan pemprosesan (seksyen 7(1)(f) Akta). Selain hak di atas, anda boleh mengehadkan pemprosesan kami dengan: berhenti melanggan pemasaran; menolak atau menarik balik persetujuan kuki pilihan; membiarkan medan profil sukarela kosong; tidak menggunakan ciri komuniti pilihan; dan menutup akaun anda. Setiap satunya tersedia tanpa menjejaskan akses anda kepada bahan yang telah anda bayar, kecuali seperti yang dinyatakan. Anda juga boleh mengehadkan pemprosesan data peribadi mengenai orang lain dengan tidak memasukkan maklumat mereka dalam hantaran, esei atau mesej sokongan anda, dan anda boleh meminta kami membuang maklumat sedemikian pada bila‑bila masa.

13.3 Mengesahkan identiti anda. Sebelum bertindak atas sesuatu permintaan, kami akan mengambil langkah munasabah untuk mengesahkan identiti anda, supaya kami tidak menzahirkan data anda kepada orang lain. Kami mungkin meminta anda membuat permintaan itu daripada alamat e‑mel yang didaftarkan pada akaun tersebut.

13.4 Bila kami boleh menolak. Kami boleh menolak sesuatu permintaan dalam hal keadaan yang dinyatakan dalam seksyen 32 dan 36 Akta, contohnya apabila mematuhinya akan menzahirkan data peribadi individu lain yang tidak bersetuju. Jika kami menolak, kami akan memberitahu anda secara bertulis, memberikan sebab kami, dan memberitahu cara membuat aduan.

14. CARA MEMBUAT ADUAN

14.1 Buat aduan kepada kami dahulu. Sila tulis kepada support@refreshlearning.com.my. Kami akan mengakui penerimaan aduan anda dengan segera dan memberikan jawapan substantif dalam tempoh dua puluh satu (21) hari.

14.2 Buat aduan kepada pihak berkuasa. Jika anda tidak berpuas hati, anda boleh mengadu kepada:

Jabatan Perlindungan Data Peribadi Kementerian Digital, Malaysia Laman web: www.pdp.gov.my

14.3 Anda juga boleh, jika berkenaan, merayu kepada Tribunal Rayuan yang ditubuhkan di bawah Bahagian VII Akta.

15. PERUBAHAN KEPADA NOTIS INI

15.1 Kami boleh mengemas kini Notis ini. Versi semasa dan nombor versinya sentiasa diterbitkan di refreshlearning.com.my/privacy. Versi yang terpakai kepada anda ialah versi yang anda terima pakai semasa anda membuka akaun, yang kami rekodkan dan sahkan kepada anda melalui e‑mel.

15.2 Jika kami membuat perubahan material (khususnya maksud baharu, golongan penerima baharu, atau kategori data baharu yang dikumpul) kami akan memberitahu anda melalui e‑mel sekurang‑kurangnya empat belas (14) hari sebelum ia berkuat kuasa, dan jika perubahan itu memerlukan persetujuan anda di bawah Akta, kami akan memperoleh persetujuan itu secara berasingan. Kami tidak akan menganggap penggunaan berterusan platform oleh anda sebagai persetujuan kepada perubahan material.

REFRESH LEARNING ENTERPRISE

No. Pendaftaran Perniagaan 202603198047 (CA0425093-K)

Versi 1.0

Notis ini diberikan dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris di bawah seksyen 7(3) Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.